为了进一步加强学院党委会、院长办公会议题的办理以及规范会议的组织工作，提高科学决策水平和机关工作效率，根据《suncitygroup太阳新城官网党委会议议事规则》和《suncitygroup太阳新城官网院长办公会议议事规则》，现就加强学院党委会、院长办公会组织工作提出如下意见：

一、会议议题的形成

（一）议题申报

1、学院党委会一般每三个星期召开一次，院长办公会一般每两个星期召开一次，学院各处室、系部、院属各单位要及时申报需提请会议研究的议题。

2、需申报议题的各部门、单位应先从校园网下载并按要求填写《学院党委会议题单》、《院长办公会议题单》，报学院分管领导同意后送学院办公室主任初审。

（二）议题格式

1、议题内容：必须符合《suncitygroup太阳新城官网党委会议议事规则》或《suncitygroup太阳新城官网院长办公会议议事规则》中的有关规定，坚持实事求是、符合实际、文字精炼、表述准确的原则。

2、格式要求：（1）传达贯彻中央、省厅、市重要会议精神的议题，内容一般应由以下部分组成：一是中央、省厅、市重要会议主要精神；二是学院此方面工作目前进展情况及存在的主要问题；三是具体的贯彻意见。（2）属于规定制度的议题，应包括文件草案和起草说明。起草说明一般应包括三个方面的内容：一是起草该文件的法律、政策依据；二是文件的基本结构和主要内容；三是重要条款的说明及提请研究的问题。（3）需学院决定的重要事项的议题，应由四部分内容组成：一是背景资料：包括基本情况和政策依据、上级有关要求。二是目前此项工作的现状及协调过程中提出的意见。三是提请研究解决的主要问题；四是议题提出部门倾向性意见。（4）议题需图示说明的，会前由议题提出部门负责将图示内容制作成多媒体演示数据，并在会上演示。

（三）议题协调

1、议题提出部门应就议题需要解决的相关问题；会议前主动与涉及部门、单位主动进行沟通、协商，力争形成统一意见。

2、协商中如有分歧意见时，由议题提出部门就涉及部门不同意见及理据同时列附在议题材料之后一并报送学院分管领导协调，并确定是否提交学院党委会或院长办公会研究。

3、凡未经协商或经过协商没有形成书面协调意见的，学院办公室不予接收议题。

（四）议题审定

1、学院办公室主任对主办部门报送的议题按照“内容准确、文字简练、意见明确”的要求，对议题内容格式进行审核把关，并要提出明确意见。 对内容不全面、文字表述不准确、格式不规范、意见不明确、没有涉及部门意见或其他未按要求办理的议题，可以直接退回相关部门、单位，由主办部门修改完善。

2、学院办公室根据议题报送的时间、数量、紧急程度排出当次学院党委会、院长办公会议题单，呈党委书记或院长最后审定并确定开会时间。

3、会议时间确定后收到的议题以及未办理完审签手续的议题，如无特殊原因，原则上不列入当次会议研究的范围。

4、议题和会议时间确定后，学院办公室及时发出通知，各主办部门准备议题材料，在会议召开前两天将议题材料一式15份送学院办公室汇总。

5、会议前分送议题。

二、会议组织工作

（一）学院办公室负责学院党委会、院长办公会的筹备组织工作。负责会议通知、会场安排、会务服务、会议记录和会议纪要的整理等工作。

（二）会议时间确定后，提前1天通知会议组成人员和各主办部门、列席单位。

（三）需要讨论的规范性文件草案，学院办公室应提前送会议组成人员审阅。

（四）学院办公室在会后3—5日内整理出会议纪要，由党委书记或院长审定并签发。

三、会议确定事项落实

（一）会议确定成立临时性机构需以学院文件印发的，主办部门必须在会后三日内草拟出具体通知，通过OA系统完成发文流程，会后一周内发出。

（二）会议讨论通过的规范性文件，主办部门应会同有关单位根据会议讨论意见，在3天内修改完毕，由学院分管领导审定，报党委书记或院长签发后，学院办公室3天内予以印发。

（三）会议确定事项，由主办部门限时办结，学院办公室对会议确定事项的落实情况进行督促检查。